監控目錄並加密 PDF 檔案

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為了保護客戶的檔案,只要對外的 PDF 檔案都一定會加以密碼保護,不論是給客戶線上校對,或是透過電子郵件的附加檔案。原本都是在儲存 PDF 檔案時,做文件的保全設定,但是同事工作一忙的時候,就經常忘記這檔子事。最近決定將這項 PDF 加密的工作,交給電腦軟體來代勞才是正途。

試用評估 A-PDF Password Security Service (v3.3) 和 Watch 4 Folder 兩套軟體之後,最終選擇了前者。主要是 A-PDF Password Security 有 Service (Server) 版本,而且從 Adobe Photoshop、Illustrator 等套裝軟體列印至 (Print to) 監控目錄 (Hot Directory) 時,不會發生檔案沒被處理的狀況。這兩個軟體均非免費軟體,Watch 4 Folder 目前監控一個資料夾是免費的,但 PDF 檔案加密功能則需要與其他軟體搭配執行。

Password Security Service 的設定很簡單 (見上圖),先建立監控資料夾 (Add Folder),可支援多個資料夾,會開啟新視窗 (如下圖所示) 讓你設置各個目錄的位置及檔案屬性,設定完成回到主畫面,按下 開始服務 (Start Services) 按鈕,即可啟動監控及加密作業。

資料夾的相關設定,包括要監控的原始目錄、產出目的目錄,日誌檔與備份目錄為選項可不設定,或者放置於暫存資料夾 (%temp%),間隔一段時間後再刪除。下半邊的文件策略部分,我們只用到文件保全 (Security) 設定,而文件屬性 (Properties) 的部分則沒用到,這視個人需求而定。現在只需要將 PDF 檔案拖曳或列印到監控資料夾,同事不再擔心 PDF 加密這件事了。

 

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