當設計編輯網頁和部落格文章時,經常需要截取螢幕畫面,以輔助文字說明軟體或網頁的特點或使用方式等,例如說明 Greenshot 這個免費的螢幕截圖軟體。使用過多套不同的螢幕截圖工具,還是這個軟體工具最好用。不但螢幕截圖功能完備,尤其內建的圖片編輯器更是功能強大,幾乎不需要額外的圖片編輯工具,就能輕鬆搞定所有編輯需求。

當設計編輯網頁和部落格文章時,經常需要截取螢幕畫面,以輔助文字說明軟體或網頁的特點或使用方式等,例如說明 Greenshot 這個免費的螢幕截圖軟體。使用過多套不同的螢幕截圖工具,還是這個軟體工具最好用。不但螢幕截圖功能完備,尤其內建的圖片編輯器更是功能強大,幾乎不需要額外的圖片編輯工具,就能輕鬆搞定所有編輯需求。
在 MS Word 開啟空白文件,通常預設是 A4 尺寸,在「版面配置 -> 大小」顯示 A4 為 21 x 29.7 公分,點選最下方的「其他紙張大小…」,更改紙張寬度為 21.6 公分,高度為 30.3 公分,亦即四邊各加大 0.3 公分,這樣就設定好出血邊大小了。
接著從「版面配置 -> 邊界」處,點選最下方的「自訂邊界…」,更改邊界(上/下/左/右) 四邊均為 1 公分,並忽略任何超出邊界的警告訊息。重點是頁面的文字內容編排要在邊界內 (避免太貼近邊界),但如果圖案(色塊)、圖片等需要接近/超出邊界的部分,則要往外延伸 (Kiss) 至紙張/文件邊上,這樣在裁修文件四邊為 A4 尺寸時,多延伸部分會被裁切掉,就不會露出紙張白邊了。PS:如果四邊沒有出血圖案/圖片就不需要加出血邊了。
常用的 Office 軟體如 Word、PowerPoint、Excel 等,在轉存 PDF 檔案時,圖片解析度最高只能達到 200 DPI,並不是很適合印刷的要求,唯有 Office Publisher 軟體沒有這樣的問題。解決的方式是,另外安裝免費的 PDFCreator 或 購買 Adobe Acrobat 軟體,來轉存出印刷用途的 PDF 檔案。
而且,使用上述兩個軟體作轉存之前,記得將軟體預設的一般用途 (辦公室) ,改變設定為印刷用途,例如 Acrobat 的印刷品質,或 PDFCreator 的高品質設定,才會將圖片解析度存為 300dpi 的印刷品質。這樣的設定,由於圖片解析度提高了,轉存成的 PDF 檔案也會變大許多。
還有一個是圖片壓縮的問題,在插入圖片時,會自動執行壓縮圖片,圖片解析度預設為 220 DPI。常用的 JPG/PNG 圖片格式,由於已經被壓縮過不受影響 (沒辦法再壓縮更小),但 TIFF 圖片格式沒有被壓縮過,存檔時這類型圖片就會被嚴重地壓縮而降低解析度。
避免圖片被壓縮之道是,先開一個新檔案 (已經存檔或插入圖片的話,就沒救了),馬上另存新檔,並在存檔之前,先點開下方的『工具』選項,選擇『壓縮圖片』項目,再按下『選項』按鈕,以開啟 <壓縮設定> 視窗,並取消勾選 <儲存時,自動執行基本壓縮> 選項,再按二次 <確定> 按鈕,最後按 <儲存> 按鈕,就可以開始插入圖片與排版了。
在 Office Word 裡面插入背景圖片(重複出現每一頁當做底圖)的作法,如果使用的方式不對又是另一個大麻煩。以彩色獎狀製作為例,我們採用不同做法來插入背景底圖,錯誤與正確的方式,結果得到的PDF檔案差很大喔。
第二種方式是運用 Office 2007 版,將檔案存成 .docx/.xlsx 的 XML 檔案格式,由於這類檔案格式是採用 ZIP 壓縮格式儲存,將檔案更改名稱為xx.zip,就可以解壓縮全部內容,切換至 word/excel 的 media 資料夾就會看到原始尺寸的圖片檔案。這個方法最方便,但前提是必要先安裝 Office 2007 軟體。