當設計編輯網頁和部落格文章時，經常需要截取螢幕畫面，以輔助文字說明軟體或網頁的特點或使用方式等，例如說明 Greenshot 這個免費的螢幕截圖軟體。使用過多套不同的螢幕截圖工具，還是這個軟體工具最好用。不但螢幕截圖功能完備，尤其內建的圖片編輯器更是功能強大，幾乎不需要額外的圖片編輯工具，就能輕鬆搞定所有編輯需求。
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收到客戶上傳的檔案時，最常遇到的檔案問題就是沒有做出血邊。但電話上說明必須做出血，每邊延伸 0.3 cm (3 mm)後，發現再次上傳的檔案，只是將整個頁面放大而已，還是沒有做正確的出血！這裡以 Microsoft Office Word 為例子，說明印製 A4 尺寸文件，如何正確設定出血的尺寸？
在 MS Word 開啟空白文件，通常預設是 A4 尺寸，在「版面配置 -> 大小」顯示 A4 為 21 x 29.7 公分，點選最下方的「其他紙張大小…」，更改紙張寬度為 21.6 公分，高度為 30.3 公分，亦即四邊各加大 0.3 公分，這樣就設定好出血邊大小了。
接著從「版面配置 -> 邊界」處，點選最下方的「自訂邊界…」，更改邊界(上/下/左/右) 四邊均為 1 公分，並忽略任何超出邊界的警告訊息。重點是頁面的文字內容編排要在邊界內 (避免太貼近邊界)，但如果圖案(色塊)、圖片等需要接近/超出邊界的部分，則要往外延伸 (Kiss) 至紙張/文件邊上，這樣在裁修文件四邊為 A4 尺寸時，多延伸部分會被裁切掉，就不會露出紙張白邊了。PS：如果四邊沒有出血圖案/圖片就不需要加出血邊了。
微軟 MS Office 軟體產品從 2007 版開始，在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能，免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩，不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題，有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途，並沒有考慮到印刷的用途所致。
常用的 Office 軟體如 Word、PowerPoint、Excel 等，在轉存 PDF 檔案時，圖片解析度最高只能達到 200 DPI，並不是很適合印刷的要求，唯有 Office Publisher 軟體沒有這樣的問題。解決的方式是，另外安裝免費的 PDFCreator 或 購買 Adobe Acrobat 軟體，來轉存出印刷用途的 PDF 檔案。
而且，使用上述兩個軟體作轉存之前，記得將軟體預設的一般用途 (辦公室) ，改變設定為印刷用途，例如 Acrobat 的印刷品質，或 PDFCreator 的高品質設定，才會將圖片解析度存為 300dpi 的印刷品質。這樣的設定，由於圖片解析度提高了，轉存成的 PDF 檔案也會變大許多。
還有一個是圖片壓縮的問題，在插入圖片時，會自動執行壓縮圖片，圖片解析度預設為 220 DPI。常用的 JPG/PNG 圖片格式，由於已經被壓縮過不受影響 (沒辦法再壓縮更小)，但 TIFF 圖片格式沒有被壓縮過，存檔時這類型圖片就會被嚴重地壓縮而降低解析度。
避免圖片被壓縮之道是，先開一個新檔案 (已經存檔或插入圖片的話，就沒救了)，馬上另存新檔，並在存檔之前，先點開下方的『工具』選項，選擇『壓縮圖片』項目，再按下『選項』按鈕，以開啟 <壓縮設定> 視窗，並取消勾選 <儲存時，自動執行基本壓縮> 選項，再按二次 <確定> 按鈕，最後按 <儲存> 按鈕，就可以開始插入圖片與排版了。
Microsoft Office 系列套裝軟體普遍使用於辦公室與學校機關裡，Office Word 更是電腦族們常用的文書編輯軟體，但是對於印刷業者來說卻是個夢饜。處理客戶 Office Word, PowerPoint, Excel 文件檔案是一件很麻煩的工作，因為 Office 系列軟體設計上是給一般印表機列印的用途，並沒有考慮印刷方面的製作需求；例如無頁面出血、無裁切規線、標楷體與細明體的節點漏白等問題，必須經過一番印前處理程序，才能將 Office 文件檔案修改正確，再送入印刷的生產流程裡。
在 Office Word 裡面插入背景圖片(重複出現每一頁當做底圖)的作法，如果使用的方式不對又是另一個大麻煩。以彩色獎狀製作為例，我們採用不同做法來插入背景底圖，錯誤與正確的方式，結果得到的PDF檔案差很大喔。
- 錯誤的做法：由功能表上 (Word 2003) 點選 [格式] -> [背景] -> [填滿效果]，從 [填滿效果] 對話框，選 [圖片]標籤，按 [選取圖片…]鈕來選擇一個圖片檔案。
- 插入圖片之後，雖然在整頁顯示下，圖片好像已經填滿整個頁面(左下圖)，但更改其他顯示比例時；如放大 200%(右下圖)，頁面就有點變成拼圖 (Tile)。
- 如果將 Word 檔案轉換 (Adobe PDFMak) 產生成 PDF檔案，就更慘不忍睹了，真的很像製作拼圖設計的效果，根本無法用來印刷製作!
- 正確的做法：功能表上 ( Word 2003) 點選 [檢視] -> [頁首/頁尾]。再點選 [插入] -> [圖片] 來插入圖片。以滑鼠右鍵開啟選單，選擇 [設定圖片格式…]，從 [設定圖片格式] 對話框，按 [配置]標籤，選 [文繞圖方式]裡的 [文字在前]方式，拉動圖片的四個角落到填滿整頁大小，就完成正確的插入底圖製作。
- 底圖顯示變淡屬正常，只要是為了方便繼續圖文編輯的設計，不必擔心懷疑。由於底圖通常會填滿整頁， Word 又沒有考慮出血的印刷需求，記得將版面設定的四邊各加大 3mm，這樣才不會發生印刷成品的四周出現白邊的問題 (詳見易普印網站線上教學的什麼是出血邊)。
- 採取此種插入背景圖片做法，所產生的PDF檔案才會與在 Office Word 軟體上顯示的效果一致。有時候在想，錯誤做法所導致的PDF檔案拼圖化結果，已經歷經好幾個 Word 版本了，網路上也批評好幾年，到 Word 2010 如今還不見改善，當今世上也只有微軟這家公司了。
為了將 Office Word/Excel 檔案裡面的圖片取出來重新排版，早期是直接用 Office Word 的另存新檔功能轉成網頁(HTML)，但得到的GIF檔畫質非常的差，也非原始大小尺寸。
第二種方式是運用 Office 2007 版，將檔案存成 .docx/.xlsx 的 XML 檔案格式，由於這類檔案格式是採用 ZIP 壓縮格式儲存，將檔案更改名稱為xx.zip，就可以解壓縮全部內容，切換至 word/excel 的 media 資料夾就會看到原始尺寸的圖片檔案。這個方法最方便，但前提是必要先安裝 Office 2007 軟體。