Greenshot 免費螢幕截圖

當設計編輯網頁和部落格文章時,經常需要截取螢幕畫面,以輔助文字說明軟體或網頁的特點或使用方式等,例如說明 Greenshot 這個免費的螢幕截圖軟體。使用過多套不同的螢幕截圖工具,還是這個軟體工具最好用。不但螢幕截圖功能完備,尤其內建的圖片編輯器更是功能強大,幾乎不需要額外的圖片編輯工具,就能輕鬆搞定所有編輯需求。

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正確的出血邊做法

收到客戶上傳的檔案時,最常遇到的檔案問題就是沒有做出血邊。但電話上說明必須做出血,每邊延伸 0.3 cm (3 mm)後,發現再次上傳的檔案,只是將整個頁面放大而已,還是沒有做正確的出血!這裡以 Microsoft Office Word 為例子,說明印製 A4 尺寸文件,如何正確設定出血的尺寸?

在 MS Word 開啟空白文件,通常預設是 A4 尺寸,在「版面配置 -> 大小」顯示 A4 為 21 x 29.7 公分,點選最下方的「其他紙張大小…」,更改紙張寬度為 21.6 公分,高度為 30.3 公分,亦即四邊各加大 0.3 公分,這樣就設定好出血邊大小了。

接著從「版面配置 -> 邊界」處,點選最下方的「自訂邊界…」,更改邊界(上/下/左/右) 四邊均為 1 公分,並忽略任何超出邊界的警告訊息。重點是頁面的文字內容編排要在邊界內 (避免太貼近邊界),但如果圖案(色塊)、圖片等需要接近/超出邊界的部分,則要往外延伸 (Kiss) 至紙張/文件邊上,這樣在裁修文件四邊為 A4 尺寸時,多延伸部分會被裁切掉,就不會露出紙張白邊了。PS:如果四邊沒有出血圖案/圖片就不需要加出血邊了。

Office Word 印刷的注意事項

微軟 MS Office  軟體產品從 2007 版開始,在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能,免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩,不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題,有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途,並沒有考慮到印刷的用途所致。

常用的 Office 軟體如 Word、PowerPoint、Excel 等,在轉存 PDF 檔案時,圖片解析度最高只能達到 200 DPI,並不是很適合印刷的要求,唯有 Office Publisher 軟體沒有這樣的問題。解決的方式是,另外安裝免費的 PDFCreator 或 購買 Adobe Acrobat 軟體,來轉存出印刷用途的 PDF 檔案。

而且,使用上述兩個軟體作轉存之前,記得將軟體預設的一般用途 (辦公室) ,改變設定為印刷用途,例如 Acrobat 的印刷品質,或 PDFCreator 的高品質設定,才會將圖片解析度存為 300dpi 的印刷品質。這樣的設定,由於圖片解析度提高了,轉存成的 PDF 檔案也會變大許多。

還有一個是圖片壓縮的問題,在插入圖片時,會自動執行壓縮圖片,圖片解析度預設為 220 DPI。常用的 JPG/PNG 圖片格式,由於已經被壓縮過不受影響 (沒辦法再壓縮更小),但 TIFF 圖片格式沒有被壓縮過,存檔時這類型圖片就會被嚴重地壓縮而降低解析度。

避免圖片被壓縮之道是,先開一個新檔案 (已經存檔或插入圖片的話,就沒救了),馬上另存新檔,並在存檔之前,先點開下方的『工具』選項,選擇『壓縮圖片』項目,再按下『選項』按鈕,以開啟 <壓縮設定> 視窗,並取消勾選 <儲存時,自動執行基本壓縮> 選項,再按二次 <確定> 按鈕,最後按 <儲存> 按鈕,就可以開始插入圖片與排版了。

 

Word 插入背景圖片的正確作法

Microsoft Office 系列套裝軟體普遍使用於辦公室與學校機關裡,Office Word 更是電腦族們常用的文書編輯軟體,但是對於印刷業者來說卻是個夢饜。處理客戶 Office Word, PowerPoint, Excel 文件檔案是一件很麻煩的工作,因為 Office 系列軟體設計上是給一般印表機列印的用途,並沒有考慮印刷方面的製作需求;例如無頁面出血、無裁切規線、標楷體與細明體的節點漏白等問題,必須經過一番印前處理程序,才能將 Office 文件檔案修改正確,再送入印刷的生產流程裡。

在 Office Word 裡面插入背景圖片(重複出現每一頁當做底圖)的作法,如果使用的方式不對又是另一個大麻煩。以彩色獎狀製作為例,我們採用不同做法來插入背景底圖,錯誤與正確的方式,結果得到的PDF檔案差很大喔

  • 錯誤的做法:由功能表上 (Word 2003) 點選 [格式] -> [背景] -> [填滿效果],從 [填滿效果] 對話框,選 [圖片]標籤,按 [選取圖片…]鈕來選擇一個圖片檔案。

  • 插入圖片之後,雖然在整頁顯示下,圖片好像已經填滿整個頁面(左下圖),但更改其他顯示比例時;如放大 200%(右下圖),頁面就有點變成拼圖 (Tile)。

  • 如果將 Word 檔案轉換 (Adobe PDFMak) 產生成 PDF檔案,就更慘不忍睹了,真的很像製作拼圖設計的效果,根本無法用來印刷製作!

  • 正確的做法:功能表上 ( Word 2003) 點選 [檢視] -> [頁首/頁尾]。再點選 [插入] -> [圖片] 來插入圖片。以滑鼠右鍵開啟選單,選擇 [設定圖片格式…],從 [設定圖片格式] 對話框,按 [配置]標籤,選 [文繞圖方式]裡的 [文字在前]方式,拉動圖片的四個角落到填滿整頁大小,就完成正確的插入底圖製作。
  • 底圖顯示變淡屬正常,只要是為了方便繼續圖文編輯的設計,不必擔心懷疑。由於底圖通常會填滿整頁, Word 又沒有考慮出血的印刷需求,記得將版面設定的四邊各加大 3mm,這樣才不會發生印刷成品的四周出現白邊的問題 (詳見易普印網站線上教學的什麼是出血邊)。
  • 採取此種插入背景圖片做法,所產生的PDF檔案才會與在 Office Word 軟體上顯示的效果一致。有時候在想,錯誤做法所導致的PDF檔案拼圖化結果,已經歷經好幾個 Word 版本了,網路上也批評好幾年,到 Word 2010 如今還不見改善,當今世上也只有微軟這家公司了。

如何擷取Office Word/Excel內的圖片

為了將 Office Word/Excel 檔案裡面的圖片取出來重新排版,早期是直接用 Office Word 的另存新檔功能轉成網頁(HTML),但得到的GIF檔畫質非常的差,也非原始大小尺寸。

第二種方式是運用 Office 2007 版,將檔案存成 .docx/.xlsx 的 XML 檔案格式,由於這類檔案格式是採用 ZIP 壓縮格式儲存,將檔案更改名稱為xx.zip,就可以解壓縮全部內容,切換至 word/excel 的 media 資料夾就會看到原始尺寸的圖片檔案。這個方法最方便,但前提是必要先安裝 Office 2007 軟體。

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