Office Word 印刷的注意事項

微軟 MS Office  軟體產品從 2007 版開始,在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能,免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩,不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題,有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途,並沒有考慮到印刷的用途所致。

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好用的 Google 免費圖庫

經常有客戶詢問是否有圖片供選擇使用,因此從 2010 年起部落格內陸續收集彙整免費圖庫的網站,至今已經有超過十來個網站在列,方便需要的客戶與內部人員去搜尋取用。最近 Office 部落格 (Office Blog) 文章 <Clip Art now powered by Bing Images> 表示,Office 的美工圖案和圖庫即將要停止服務,未來打算將讓使用者透過微軟的 Bing (必應) 圖片搜尋功能來取代,主因是 Office 使用者已經轉向網路尋找圖片,Office 圖庫的使用量逐年下降,已經不具存在的價值。

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避免 PowerPoint 缺字型的技巧

上傳電子檔案來印製印刷品時,最常遇到的兩大問題是圖片解度不足及缺少字型,通常會建議顧客自己存成 PDF 檔案,以避免缺少字型的問題。然而,有時候客戶儲存的 PDF 檔案尺寸不正確,或需要協助編輯內容的情況,就會有開啟上傳檔案時發生缺字型的問題,這時候通常會請客戶寄送所缺少的字型檔案來解決問題。

上述缺字型的困擾情況,如果你是使用微軟 Office PowerPoint 軟體的話,其實這個軟體本身已經提供了內嵌字型 (Embed Fonts) 的好用功能在裡面,可以將簡報檔案內所使用的字型一起打包放入檔案裏面,任何人的電腦開啟檔案時才能顯示正確的字體。
根據不同 Microsoft Office 2003 ~ 2010 版本,方法分別如下:

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MS Office 軟體存出PDF檔案的新方法

由於 MS Office 軟體所編排出來的文件,在不同印表機與作業環境下,文件內容會自動重排,以及有缺少字型的麻煩。因此上傳 Office 文件檔案至網站製作印刷品前,我們都會請客戶先行產生 PDF 檔案之後再上傳,來避免發生文字重排、溢排和缺字型的問題。

通常會建議客戶們下載並安裝 PDFCreator 軟體來產生 PDF 檔案,PDFCreator是一個免費的PDF轉檔軟體,只要透過「列印」的方式,就可將各種文件轉換成PDF格式。MS Office 2003 及以前的軟體版本,只能採用這種常用的方法。此免費軟體的下載及使用說明請至線上教學網頁閱讀。注意:請勿使用作業系統中的「細明體」、「新細明體」、「標楷體」等字體,避免產生筆劃交錯處鏤空,產生破洞字。

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彙整婚禮喜帖/請柬的相關事宜

籌辦一場婚禮真是千頭萬緒,首先列出一張準備清單與時程是最重要的事情,希望這裡所列關於喜帖/請柬的幾個事項,能讓忙於準備婚禮的新人們多少鬆一口氣。

  • 喜帖印製找人幫忙設計喜帖(參考<創意設計的婚禮請柬/喜帖欣賞>尋找靈感與想法)、修改現有喜帖版型/範本(下載我們提供<Office Word邀請卡檔案>)、挑選現成的喜帖卡片(通常有幾本卡片樣本可選,包含傳統與現代類型)。喜帖形式有對折型、明信片型,還有做成電影票、機票等形式。
  • 喜帖郵寄地址列印:可以直接印在信封上,喜帖信封大部份都是紅色色系,建議紅色配黑字最好看(標楷體)。也可以先印在貼紙上,大部份現成貼紙都是白色底,這樣貼在紅色信封上不太好看,所以建議買”透明的”貼紙來印。如何善用 Office Excel/Word 電腦軟體在<大宗郵件標籤列印>有詳細步驟說明。
  • 喜宴地點地圖:喜帖通常會附一張喜宴的位置地圖,可以請飯店餐廳提供。如果餐廳無法提供或自己外燴辦桌,使用 Google Map 地圖定位後,擷取部份地圖在Word排版列印也非常方便。如果 Google Map 地圖不夠清楚,就只好自己繪製地圖了,建議使用 Office Viso 軟體來編輯地圖。

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