在 Office Word 軟體裡，辛苦編寫大半天的文件，突然電腦跳電 (夏天要小心！) 或當機，沒存到文件檔，就會有像圖片上這位小姐的表情，心裡慘叫：「OOPS 完蛋了！怎麼辦？」其實，在 Office 套裝軟體裡，早已內建自動存檔 (AutoSave) 功能，你可能不知道或沒有將它設定好。
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Office Word 印刷的注意事項
微軟 MS Office 軟體產品從 2007 版開始，在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能，免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩，不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題，有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途，並沒有考慮到印刷的用途所致。
好用的 Google 免費圖庫
經常有客戶詢問是否有圖片供選擇使用，因此從 2010 年起部落格內陸續收集彙整免費圖庫的網站，至今已經有超過十來個網站在列，方便需要的客戶與內部人員去搜尋取用。最近 Office 部落格 (Office Blog) 文章 <Clip Art now powered by Bing Images> 表示，Office 的美工圖案和圖庫即將要停止服務，未來打算將讓使用者透過微軟的 Bing (必應) 圖片搜尋功能來取代，主因是 Office 使用者已經轉向網路尋找圖片，Office 圖庫的使用量逐年下降，已經不具存在的價值。
避免 PowerPoint 缺字型的技巧
上傳電子檔案來印製印刷品時，最常遇到的兩大問題是圖片解度不足及缺少字型，通常會建議顧客自己存成 PDF 檔案，以避免缺少字型的問題。然而，有時候客戶儲存的 PDF 檔案尺寸不正確，或需要協助編輯內容的情況，就會有開啟上傳檔案時發生缺字型的問題，這時候通常會請客戶寄送所缺少的字型檔案來解決問題。
上述缺字型的困擾情況，如果你是使用微軟 Office PowerPoint 軟體的話，其實這個軟體本身已經提供了內嵌字型 (Embed Fonts) 的好用功能在裡面，可以將簡報檔案內所使用的字型一起打包放入檔案裏面，任何人的電腦開啟檔案時才能顯示正確的字體。
根據不同 Microsoft Office 2003 ~ 2010 版本，方法分別如下：
MS Office 軟體存出PDF檔案的新方法
由於 MS Office 軟體所編排出來的文件，在不同印表機與作業環境下，文件內容會自動重排，以及有缺少字型的麻煩。因此上傳 Office 文件檔案至網站製作印刷品前，我們都會請客戶先行產生 PDF 檔案之後再上傳，來避免發生文字重排、溢排和缺字型的問題。
通常會建議客戶們下載並安裝 PDFCreator 軟體來產生 PDF 檔案，PDFCreator是一個免費的PDF轉檔軟體，只要透過「列印」的方式，就可將各種文件轉換成PDF格式。MS Office 2003 及以前的軟體版本，只能採用這種常用的方法。此免費軟體的下載及使用說明請至線上教學網頁閱讀。注意：請勿使用作業系統中的「細明體」、「新細明體」、「標楷體」等字體，避免產生筆劃交錯處鏤空，產生破洞字。
