Office 終於支援 SVG 圖檔格式

免費的自由軟體 LibreOffice/OpenOffice 早於 2012 年就已支援匯入/編輯向量圖檔格式 SVG,但微軟直到 Office 2016 才開始支援 SVG 格式,並且僅提供給訂閱 Office 365 的使用者,可參考微軟的《編輯 Microsoft Office 365 中的 SVG 圖像》網頁說明。我的家用版可插入與編輯 SVG 圖檔無誤,不太懂微軟的說明。

Office 支援 SVG
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快速填入讓 Excel 變聰明

Office Excel 內建多個函數幫忙處理文字字串,像是 Left、Mid、Right 和 Concat 等,但對於不懂程式設計、或是複雜的字串處理就幫不上忙了。還好 MS Office 從 Excel 2013 開始,提供了「快速填入(Flash Fill)」功能,運用內容感知的AI技術,不需要透過 VBA 程式就能輕鬆搞定它。下面舉幾個例子 (以Excel 2016):

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LibreOffice 6.2 新頁籤介面

最常用的免費開源 (Open Source) 軟體 LibreOffice 今年 (2019) 更新至 6.2 版,此次更新裡推出了名為「NotebookBar」的新使用者介面 (GUI),如下圖簡介。這是類似微軟 MS Office 的智慧頁籤 (Ribbon) 功能,外觀感覺上 LibreOffice 跟 MS Office 越來越像了。

LibreOffice 6.2
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Office文件沒存檔 當機如何救回來!

在 Office  Word 軟體裡,辛苦編寫大半天的文件,突然電腦跳電 (夏天要小心!) 或當機,沒存到文件檔,就會有像圖片上這位小姐的表情,心裡慘叫:「OOPS 完蛋了!怎麼辦?」其實,在 Office 套裝軟體裡,早已內建自動存檔 (AutoSave) 功能,你可能不知道或沒有將它設定好。

以 Word 2007 版軟體為例,按「Word 選項」鈕,跳出「Word 選項」對話盒後,在〔儲存〕的活頁標籤上按一下滑鼠左鍵。勾選「儲存自動回覆資訊時間間隔:」,並在後面的設定空隔裡指定間隔的分鐘數後,再按下〔確定〕紐,如下圖,就完成自動存檔設定。你可以決定它每幾分鐘存一次檔案,時間愈短、救回的資料愈完全。

Word 2003 版要從「工具」->「選項」功能表開啟 ,至於 Word 2010 以上版本,則要點選「檔案」->「選項」功能表。

Word 2007 版文件檔,會暫存在「自動回復檔案位置:」裡,當機重新開啟 Word 軟體時,會自動提醒你,是否要修復此文件?或者到上述檔案位置找到自動回復檔案.asd,改副檔名為 .doc 即可開啟。

Word 2010 以上版本比較人性化,從「檔案」->「資訊」功能表,點選最下面的「管理版本」。再點選「復原未儲存的文件」,從跳出的視窗中選擇你想要的文件,按「開啟」即可完成回復作業,如下圖所示。

Office Word 印刷的注意事項

微軟 MS Office  軟體產品從 2007 版開始,在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能,免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩,不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題,有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途,並沒有考慮到印刷的用途所致。

常用的 Office 軟體如 Word、PowerPoint、Excel 等,在轉存 PDF 檔案時,圖片解析度最高只能達到 200 DPI,並不是很適合印刷的要求,唯有 Office Publisher 軟體沒有這樣的問題。解決的方式是,另外安裝免費的 PDFCreator 或 購買 Adobe Acrobat 軟體,來轉存出印刷用途的 PDF 檔案。

而且,使用上述兩個軟體作轉存之前,記得將軟體預設的一般用途 (辦公室) ,改變設定為印刷用途,例如 Acrobat 的印刷品質,或 PDFCreator 的高品質設定,才會將圖片解析度存為 300dpi 的印刷品質。這樣的設定,由於圖片解析度提高了,轉存成的 PDF 檔案也會變大許多。

還有一個是圖片壓縮的問題,在插入圖片時,會自動執行壓縮圖片,圖片解析度預設為 220 DPI。常用的 JPG/PNG 圖片格式,由於已經被壓縮過不受影響 (沒辦法再壓縮更小),但 TIFF 圖片格式沒有被壓縮過,存檔時這類型圖片就會被嚴重地壓縮而降低解析度。

避免圖片被壓縮之道是,先開一個新檔案 (已經存檔或插入圖片的話,就沒救了),馬上另存新檔,並在存檔之前,先點開下方的『工具』選項,選擇『壓縮圖片』項目,再按下『選項』按鈕,以開啟 <壓縮設定> 視窗,並取消勾選 <儲存時,自動執行基本壓縮> 選項,再按二次 <確定> 按鈕,最後按 <儲存> 按鈕,就可以開始插入圖片與排版了。