Excel 快速填入空白欄位

想在 Excel 工作表的空白欄位裡,填入相同或同上資料內容時,是不是非常頭痛呢?第一個麻煩是如何選取這些不連續的空白欄位,有沒有比一個一個選取更快的方法呢?這裡介紹選取及填入資料的快速方法。

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快速填入讓 Excel 變聰明

Office Excel 內建多個函數幫忙處理文字字串,像是 Left、Mid、Right 和 Concat 等,但對於不懂程式設計、或是複雜的字串處理就幫不上忙了。還好 MS Office 從 Excel 2013 開始,提供了「快速填入(Flash Fill)」功能,運用內容感知的AI技術,不需要透過 VBA 程式就能輕鬆搞定它。下面舉幾個例子 (以Excel 2016):

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網頁表格資料轉至 MS Excel 方法

公開資訊觀測站上有提供股票上市、上櫃及興櫃公司的基本資料彙總,有位客戶需要將整個資料內容擷取下來用以製作地址名條貼紙,希望我們能夠幫忙資料處理和貼紙印製。經過一番網路搜尋和嘗試研究之後,下面三種方法可以達到所需要目的,但是各有其優缺點,還需要人工做後續整理 ,才能利用這些資料來印製地址名條貼紙。

  • 最簡單的方式是在該網站網頁上,先按下 <Ctrl-A> 全選整個資料表格,或使用滑鼠選取所需要的資料表格,再 複製資料剪貼 至 MS Excel 的工作表,MS Excel 軟體會透過系統內建的 IE 瀏覽器功能來解譯 HTML格式,轉換到工作表的儲存格中。採用這種方式大部分網頁表格資料的顏色等排版樣式,在轉換時會被保留到 Excel 檔案裡,但不需要的合併儲存格的格式也被保留 (如下圖),需要人工解除合併儲存格的部分,資料筆數多時有點麻煩、累人又費時。

  • 或者利用網路瀏覽器 (Browser) 的 [另存新檔] 功能,先將網頁存成網頁檔案 (只需要存 HTML,不需要圖片部分),再使用 MS Excel 軟體的 [開啟舊檔] 功能,來讀取所存的網頁檔案。這種方式的優缺點與第一種方法相同。
  • 第三種方式是透過 MS Excel 軟體的 [資料] -> [匯入外部資料] 功能,來開啟所存的網頁檔案,並利用滑鼠選取所需要的表格 (如下圖) 有綠色打勾的淡藍色部分,然後按下 [匯入] 按鈕以讀入所選取的表格資料。

  •  這種方式的好處是採用勾選方式很容易選取所需要的表格。一個 MSExcel 工作表裡面可以匯入多個網頁表格資料,放置在不同 (可指定) 的儲存格位置。而且合併儲存格的格式已被取消 (如下圖),方便於後續的編輯作業。唯一的問題是包含有數字的儲存格,假如儲存格資料的前面有數字零( ‘0’) 的話會被剔除,是這種方式美中不足之處,例如下圖之統一編號、公司代號等欄位 (請與第一張圖片做比對)。

其實網頁HTML表格資料的排列方式千變萬化,除了運用上述的幾種方法及軟體來轉換與擷取資料內容,或多或少還是需要人工進行編輯修改,或是另外撰寫 VBA 軟體程式作特別資料處理 (例如合併兩個儲存格資料再一起),不然去網路上購買相關的資料光碟也是另一個選項。

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禮券條碼的應用

一維條碼(Barcode)的應用非常普遍廣泛,在資產管理、文件管理上方便更新異動、易於追蹤查詢,門禁及出勤管理方面,可有效控制人員進出、正確掌握人事考勤資料,還有在流通業、倉儲物流、醫療、生產管理控制等等的應用。

這裡主要說明的是關於折價券、禮券的條碼處理。一般在禮券、折價券的條碼種類以 39碼 (Code 3 of 9) 最普遍,其次是 EAN 碼,主要是使用在票券流水編號上,這是客戶經常詢問的條碼印製問題。有些禮券會加入驗證碼(存於資料庫中),並配合收銀機(POS)的掃描器來讀取編號與驗證碼,進行收到禮券的驗證程序,公司所開發的折價券管理軟體,就是考慮到客戶這樣的需求而設計的(免費下載與使用說明),可以在 Microsoft Excel 軟體裡執行,不必額外安裝軟體與資料庫。

另外不論 39碼或 EAN 碼,最後面可以加入一位檢查碼,可以視需要選擇是否使用,如果選擇要使用的話,最好能夠檢驗此檢查碼是否正確,當然不檢驗也是可以的。

如何擷取Office Word/Excel內的圖片

為了將 Office Word/Excel 檔案裡面的圖片取出來重新排版,早期是直接用 Office Word 的另存新檔功能轉成網頁(HTML),但得到的GIF檔畫質非常的差,也非原始大小尺寸。

第二種方式是運用 Office 2007 版,將檔案存成 .docx/.xlsx 的 XML 檔案格式,由於這類檔案格式是採用 ZIP 壓縮格式儲存,將檔案更改名稱為xx.zip,就可以解壓縮全部內容,切換至 word/excel 的 media 資料夾就會看到原始尺寸的圖片檔案。這個方法最方便,但前提是必要先安裝 Office 2007 軟體。