快速填入讓 Excel 變聰明

Office Excel 內建多個函數幫忙處理文字字串,像是 Left、Mid、Right 和 Concat 等,但對於不懂程式設計、或是複雜的字串處理就幫不上忙了。還好 MS Office 從 Excel 2013 開始,提供了「快速填入(Flash Fill)」功能,運用內容感知的AI技術,不需要透過 VBA 程式就能輕鬆搞定它。下面舉幾個例子 (以Excel 2016):

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網頁表格資料轉至 MS Excel 方法

公開資訊觀測站上有提供股票上市、上櫃及興櫃公司的基本資料彙總,有位客戶需要將整個資料內容擷取下來用以製作地址名條貼紙,希望我們能夠幫忙資料處理和貼紙印製。經過一番網路搜尋和嘗試研究之後,下面三種方法可以達到所需要目的,但是各有其優缺點,還需要人工做後續整理 ,才能利用這些資料來印製地址名條貼紙。

  • 最簡單的方式是在該網站網頁上,先按下 <Ctrl-A> 全選整個資料表格,或使用滑鼠選取所需要的資料表格,再 複製資料剪貼 至 MS Excel 的工作表,MS Excel 軟體會透過系統內建的 IE 瀏覽器功能來解譯 HTML格式,轉換到工作表的儲存格中。採用這種方式大部分網頁表格資料的顏色等排版樣式,在轉換時會被保留到 Excel 檔案裡,但不需要的合併儲存格的格式也被保留 (如下圖),需要人工解除合併儲存格的部分,資料筆數多時有點麻煩、累人又費時。

  • 或者利用網路瀏覽器 (Browser) 的 [另存新檔] 功能,先將網頁存成網頁檔案 (只需要存 HTML,不需要圖片部分),再使用 MS Excel 軟體的 [開啟舊檔] 功能,來讀取所存的網頁檔案。這種方式的優缺點與第一種方法相同。
  • 第三種方式是透過 MS Excel 軟體的 [資料] -> [匯入外部資料] 功能,來開啟所存的網頁檔案,並利用滑鼠選取所需要的表格 (如下圖) 有綠色打勾的淡藍色部分,然後按下 [匯入] 按鈕以讀入所選取的表格資料。

  •  這種方式的好處是採用勾選方式很容易選取所需要的表格。一個 MSExcel 工作表裡面可以匯入多個網頁表格資料,放置在不同 (可指定) 的儲存格位置。而且合併儲存格的格式已被取消 (如下圖),方便於後續的編輯作業。唯一的問題是包含有數字的儲存格,假如儲存格資料的前面有數字零( ‘0’) 的話會被剔除,是這種方式美中不足之處,例如下圖之統一編號、公司代號等欄位 (請與第一張圖片做比對)。

其實網頁HTML表格資料的排列方式千變萬化,除了運用上述的幾種方法及軟體來轉換與擷取資料內容,或多或少還是需要人工進行編輯修改,或是另外撰寫 VBA 軟體程式作特別資料處理 (例如合併兩個儲存格資料再一起),不然去網路上購買相關的資料光碟也是另一個選項。

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禮券條碼的應用

一維條碼(Barcode)的應用非常普遍廣泛,在資產管理、文件管理上方便更新異動、易於追蹤查詢,門禁及出勤管理方面,可有效控制人員進出、正確掌握人事考勤資料,還有在流通業、倉儲物流、醫療、生產管理控制等等的應用。

這裡主要說明的是關於折價券、禮券的條碼處理。一般在禮券、折價券的條碼種類以 39碼 (Code 3 of 9) 最普遍,其次是 EAN 碼,主要是使用在票券流水編號上,這是客戶經常詢問的條碼印製問題。有些禮券會加入驗證碼(存於資料庫中),並配合收銀機(POS)的掃描器來讀取編號與驗證碼,進行收到禮券的驗證程序,公司所開發的折價券管理軟體,就是考慮到客戶這樣的需求而設計的(免費下載與使用說明),可以在 Microsoft Excel 軟體裡執行,不必額外安裝軟體與資料庫。

另外不論 39碼或 EAN 碼,最後面可以加入一位檢查碼,可以視需要選擇是否使用,如果選擇要使用的話,最好能夠檢驗此檢查碼是否正確,當然不檢驗也是可以的。

如何擷取Office Word/Excel內的圖片

為了將 Office Word/Excel 檔案裡面的圖片取出來重新排版,早期是直接用 Office Word 的另存新檔功能轉成網頁(HTML),但得到的GIF檔畫質非常的差,也非原始大小尺寸。

第二種方式是運用 Office 2007 版,將檔案存成 .docx/.xlsx 的 XML 檔案格式,由於這類檔案格式是採用 ZIP 壓縮格式儲存,將檔案更改名稱為xx.zip,就可以解壓縮全部內容,切換至 word/excel 的 media 資料夾就會看到原始尺寸的圖片檔案。這個方法最方便,但前提是必要先安裝 Office 2007 軟體。

[免費]折價券/禮券管理軟體下載(V1.0)

版本歷史紀錄:
2011-11-18 擴充與新增功能,升級為V2.0。後續版本詳見軟體之版本歷史紀錄網頁
2010-7-16 序號產生功能裡除了原有的前導字串(leading)增加後綴字串(trailing)-v1.0.1
2010-6-30 通過 Office Professional Plus 2010 測試(相容模式)
2010-6-28 首發版本 v1.0

協助客戶印刷折價券、折扣券、現金抵用券或禮券的印製過程中,客戶經常困惱的問題是流水序號如何產生、條碼與資料形式為何 ? 以及如何管理折價券 ? 例如條碼機掃描、重複兌換、防偽等票券問題。經過內部討論後,決定自行研發折價券/禮券管理軟體來幫助產生和管理票券資料。軟體使用說明及免費下載在線上教學之折價券網頁。

這個軟體在 Microsoft Office Excel 的 VBA 環境之下開發,一般俗稱為巨集(Macro),已經在常用的 Office 2003 & 2007 軟體下測試,Office Professional Plus 2010 才剛推出也通過測試。折價券/禮券管理軟體下載,及操作使用說明,請至公司網站的 線上教學 網頁觀看說明與下載。

以下逐項說明軟體功能:

A. 產生序號:根據不同行銷的需要,產生流水序號與驗證碼(可不選用)。產生結束後,按下 [確認產生] 鈕以完成產生程序,或按 [還原產生] 鈕來取消產生。

  • 開始和結束號碼:僅可輸入數字(0-9)
  • 前導字串:可為任意英文字母或數字,不可為中文字
  • 號碼位數:需要顯示的流水號碼位數,不足會自動前面補零,如範例欄的顯示
  • 加驗證碼:如果需要驗證碼請勾選此項
    驗證碼位數(8 ~32)視容許印刷區域大小而定,約接近流水序號長度
    任意長度英文或數字:隨意輸入字串,作為初始種子,也可以空白
  • 全部清除重產生:從頭開始產生,原有全部已經產生的資料會被覆蓋刪除。(預設值)
  • 繼續往後面新增:從現有的資料後面,繼續插入新的資料,通常是追加票券的印刷需要


B. 驗證序號:當客戶前來兌換折扣券時,使用此項功能來檢核流水序號與驗證碼(如果選用)。如果檢核成功,軟體會自動在狀態欄插入兌換日期,如果已經兌換過,則顯示警告訊息。

  • 輸入序號:可用條碼機 (Barcode Scanner) 掃描讀取或人工鍵入
  • 輸入驗證碼:由於字串較多,且不易於人眼辨識,建議使用條碼機 掃描讀取
  • 如果有多張票券需要檢核,請勾選檢核成功後,視窗保持開啟項目,方便連續操作

C. 取消驗證:如果不小心或客戶臨時取消不使用折扣券時,使用滑鼠選取該筆驗證票券的兌換日期欄位,按下 [取消驗證] 鈕即可取消(還原為未兌換狀態)。可以選取多筆兌換日期,同時一次取消驗證。

D. 資料過濾:提供簡易的報表顯示功能,讓您隨時了解票券的兌換情況。執行資料過濾後,按下 [還原過濾] 鈕即可回復原來全部顯示資料狀態。

  • 某日期後:在起訖日期的左邊欄位,輸入所需要的兌換日期,即顯示該日期(含)之後的票券資料
  • 兌換日期:在起訖日期的左邊欄位,輸入所需要的兌換日期,即顯示該日期當天的票券資料
  • 已經兌換:顯示所有已經被兌換的票券資料
  • 兌換日期:在起訖日期裡輸入兌換的起始(左欄)與迄止(右欄)日期,即顯示該期間(含)的票券資料

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