由於 MS Office 軟體所編排出來的文件，在不同印表機與作業環境下，文件內容會自動重排，以及有缺少字型的麻煩。因此上傳 Office 文件檔案至網站製作印刷品前，我們都會請客戶先行產生 PDF 檔案之後再上傳，來避免發生文字重排、溢排和缺字型的問題。
通常會建議客戶們下載並安裝 PDFCreator 軟體來產生 PDF 檔案，PDFCreator是一個免費的PDF轉檔軟體，只要透過「列印」的方式，就可將各種文件轉換成PDF格式。MS Office 2003 及以前的軟體版本，只能採用這種常用的方法。此免費軟體的下載及使用說明請至線上教學網頁閱讀。注意：請勿使用作業系統中的「細明體」、「新細明體」、「標楷體」等字體，避免產生筆劃交錯處鏤空，產生破洞字。
如果是使用 Office 2007 的軟體版本，在微軟公司 Microsoft Office 2007 增益集上，其實有提供專用的外掛軟體來轉存出 PDF 檔案，從微軟公司網站下載與安裝外掛軟體軟體之後，在 [另存新檔] 的功能選單裡面會新增一個 [PDF 或 XPS] 的選項 (如下圖)。
選取另存新檔的 [PDF 或 XPS] 選項，會開啟發佈成 PDF 或 XPS 的對話框，按下 [儲存] 鈕即可儲存出 PDF 檔案，不再需要安裝任何 PDF 產生工具了。但有個缺點，解析度會變低，只有 220 DPI。
而對於 Office 2010 軟體版本的使用者，這項儲存 PDF 檔案的功能則已內建在新版軟體裡面，不必如 Office 2007 版本需要安裝增益集才能達到。並且在選項對話框 (按 [選項] 鈕)內，Office 2010 上還增加了 –使用密碼將文件加密的功能，可以將產生的PDF檔案加上密碼保護，這是 Office 2007 版本所沒有提供的功能。
