Office Word 印刷的注意事項

微軟 MS Office  軟體產品從 2007 版開始,在軟體裡內建有另存 PDF 或 XPS 檔案的功能,免除了需要額外安裝 PDF 轉檔軟體的麻煩,不過轉存檔案的圖片解析度卻有點變差或模糊。有時候客戶自己會發覺這樣的問題,有時候則會抱怨是印刷品質不好。其實這是因為 Office 軟體的定位是給辦公室的用途,並沒有考慮到印刷的用途所致。

常用的 Office 軟體如 Word、PowerPoint、Excel 等,在轉存 PDF 檔案時,圖片解析度最高只能達到 200 DPI,並不是很適合印刷的要求,唯有 Office Publisher 軟體沒有這樣的問題。解決的方式是,另外安裝免費的 PDFCreator 或 購買 Adobe Acrobat 軟體,來轉存出印刷用途的 PDF 檔案。

而且,使用上述兩個軟體作轉存之前,記得將軟體預設的一般用途 (辦公室) ,改變設定為印刷用途,例如 Acrobat 的印刷品質,或 PDFCreator 的高品質設定,才會將圖片解析度存為 300dpi 的印刷品質。這樣的設定,由於圖片解析度提高了,轉存成的 PDF 檔案也會變大許多。

還有一個是圖片壓縮的問題,在插入圖片時,會自動執行壓縮圖片,圖片解析度預設為 220 DPI。常用的 JPG/PNG 圖片格式,由於已經被壓縮過不受影響 (沒辦法再壓縮更小),但 TIFF 圖片格式沒有被壓縮過,存檔時這類型圖片就會被嚴重地壓縮而降低解析度。

避免圖片被壓縮之道是,先開一個新檔案 (已經存檔或插入圖片的話,就沒救了),馬上另存新檔,並在存檔之前,先點開下方的『工具』選項,選擇『壓縮圖片』項目,再按下『選項』按鈕,以開啟 <壓縮設定> 視窗,並取消勾選 <儲存時,自動執行基本壓縮> 選項,再按二次 <確定> 按鈕,最後按 <儲存> 按鈕,就可以開始插入圖片與排版了。

 

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